Como especialistas en la asesoría del manejo de los procesos financieros en las Instituciones Educativas y conocedores de las fallas que más frecuentemente ponen en aprietos al ordenador del gasto (Rector) y a los pagadores, queremos compartir estás recomendaciones para que las tengan muy presentes.
Asegúrese de tener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal antes de comprar algún material / suministro o contratar un servicio. La celebración de un contrato sin disponibilidad presupuestal está viciada de nulidad. El ordenador del gasto y el pagador responderán personal y pecuniariamente por incumplir lo establecido en el Estatuto Presupuestal.
Disponer de recursos sin contemplar el rubro presupuestal que tiene asignado le ocasiona investigaciones disciplinarias, ya que hace uso indebido de los recursos e incumple con los principios de planeación y contratación, por lo que tendrá muchas dificultades con los órganos de control en una auditoria.
Verifique tener la documentación que se exige de sus proveedores al momento de hacer un pago y que estén vigentes los que deben cumplir con ese requisito. Si no tiene RUT no se puede contratar con él.
Toda la documentación debe cumplir con un orden cronológico de acuerdo al ciclo de ejecución financiero. Pasado el tiempo al tratar de enmendar un error, muchas veces ese “arreglo” se convierte en Evidencia en Contra en una auditoría.
En cuanto al tema de Protección de datos personales. Ley 1581 de 2012. Es fundamental advertir a toda la comunidad educativa que podrá ser grabado por cámaras de vigilancia, registrado en video en eventos culturas, en escuela de padres y otras actividades académicas que se realizan al interior de la I.E. Se recomienda instalar un aviso en cada cámara que diga: ZONA MONITOREADA POR VIDEO.
Todo proveedor o contratista debe tener la seguridad social al día y acreditar las certificaciones que correspondan con la labor a realizar, en caso de presentarse algún evento, su plantel estará eximido de asumir alguna responsabilidad.
Evite utilizar palabras o términos inadecuados en los contratos que lo lleven a configurar una relación laboral con sus contratistas.
Por ejemplo: No exija el CUMPLIMIENTO DE HORARIOS (por el tema de subordinación), hable de TAREAS O LABORES no utilice el termino funciones, y al momento de hacer los pagos utilice la palabra REMUNERACIÓN y quite cualquier expresión relacionada con Salario o Nómina.
Tributariamente
Declaración de Renta. No es contribuye – No es declarante. Art 22 E.T.
Retención en la fuente. La Institución Educativa es agente de retención no sujeto de retención. Será responsable penal por no consignar oportunamente los valores retenidos. Art. 368 – 605 – 665 E.T. En caso de no hacer la retención serán responsables el ordenador del gasto, el pagador y el contador que asumirán las respectivas sanciones.
Con nuestro software SAR te podemos ayudar a controlar y hacer los registros de los documentos con todo el rigor del caso para que presenten los informes de rendición de cuentas con total claridad dentro de los plazos establecidos.
